كيفية اعداد وكتابة اهم وثيقة ادارية لارسال المعلومات والوثائق Bordereau

كلمة Bordereau  ينطقها الموظفون في القطاعين الخاص والعام بنفس الطريقة سواء باللغة الفرنسية أو العربية وتعني نفس الشئ، لكن الترجمة الحرفية باللغة العربية تعني "ورقة ارسال".

السؤال المطروح هنا لماذا تصلح هذه الكلمة وما هو مضمونها؟

كما تعلمون أنه في الكثير من المراسلات نضطر لارسال عدد من الوثائق تهم نفس الغرض الإداري أو نفس القضية او الموضوع، وقد تكون هذه الوثائق كثيرة أو قليلة فهذا ليس اشكالا، غير أنه من الضروري توثيق عملية الارسال والوثائق المرسلة، من المرسل الى المرسل اليه، منها على الخصوص: أسماء ونوعية الوثائق وعددها ومضمونها.

لذلك Bordereau يضم العناصر التالية وجوبا:

-        اسم الإدارة المرسلة

-        اسم الإدارة المرسل اليها

-        تاريخ الارسال

-        تفاصيل الوثائق المرسلة

-        عدد الوثائق المرفقة

-        ملاحظات بشأن الوثائق والمطلوب القيام به او المنتظر من المراسلة.

طبعا Bordereau يجب ان يتم توقيعه من قبل الرئيس المباشر المسؤول أو الأمر بالصرف المعني بالمراسلة.

وحينما يمر Bordereau من مكتب الضبط، يتم اعطاؤه رقم معين في سجل الضبط.

.