كيفية كتابة محضر اجتماع او لجنة معاينة

يعد المحضر وثيقة من الوثائق المهمة التي تستند اليها الإدارة في تبرير قراراتها والإجراءات الإدارية المطلوبة لضمان سير مرافقها، لذلك فكتابة محضر الاجتماع يعد من الأمور والمهارات الضروريّة والمطلوبة من أي موظف يريد أن يطور من مهاراته ويكسب نقط مهمة داخل الادارة، حيث لا يخلو أي عمل من عقد الاجتماعات داخل وخارج الإدارة والتي تتطلب تدوين وكتابة أهم النقاط التي تُناقش من طرف الحضور وتم الاتفاق عليها، ويمكننا تعريف محضر الاجتماع على أنه الوثيقة التي يتم فيها تدوين أحداث جلسة أو اجتماع ما، وكتابة أهم ما يُناقشه المجتمعون بالتفصيل، محضر الاجتماع له عدّة صوّر فقد يكون كتابة فورية خلال الاجتماع أو تدوين المعلومات وتعزيزها بشروحات وتوضيحات إضافية. ويكسب المحضر قوته القانونية بعد توقيعه من قبل جميع الأعضاء المعنيين أو من قبل الأغلبية المطلقة للأعضاء المعنيين أو وفق ما ينص عليه النظام الداخلي للجنة المعنية في حالة وجود نظام داخلي يؤطر عملها، كمجالس الجماعات الترابية واللجن الإقليمية بالعمالات والاقاليم. ويعد المحضر محضرا عندما يتم توقيعه من شخصين أو أكثر، فلا يمكن لشخص واحد أن يوقع وثيقة مع نفسه ويحسب ذلك محضرا. فالحالة التي يكون فيها الشخص واحدا، اما ان يكون تقريرا او وصفا لاجتماع معين. وهناك عدة أمور يجب مراعاتها عند تدوين المعطيات والمعلومات المتعلقة بالمحضر، منها على الخصوص: الجلوس بالقرب من مدير الاجتماع. كتابة الاقتراحات وأسماء مقترحيها. كتابة النقاط الرئيسيّة حسب تسلسل مناقشتها. تدوين محضر الاجتماع بصيغة الماضي. عدم كتابة الرأي الشخصيّ لكاتب المحضر. عدم التردد في مقاطعة المتحدث، ولكن بطريقة لطيفة لاستيضاح نقطة معيّنة. مراجعة المحضر ومعالجة أي أخطاء إملائية أو تنسيق. الاحتفاظ بمحضر الاجتماع في مكانه المخصص وبالترتيب حسب الأقدم.

ويجب أن يتضمن المحضر وجوبا العناصر التالية:

عنوان المحضر؛

تاريخ ومكان تحرير المحضر؛

موضوع المحضر؛

الاسماء الشخصية للحاضرين في الاجتماع؛

المواضيع التي تم تناولها في الاجتماع؛

القرارات التي تم اتخاذها والجهة الملزمة بتنفيذها؛

توقيعها الاعضاء الحاضرين.